Archivace dokumentů


Česká účetní kancelář se zabývá ukládáním písemností od počátku roku 1998. Naše činnost probíhá pod dohledem Státního oblastního archivu v Praze, který vydal oprávnění k předmětu podnikání v této oblasti.

Písemnosti se ukládají na základě smlouvy o uložení písemností, dle vyhotoveného předávacího protokolu, a to na dobu zákonem stanovenou, ve znění pozdějších předpisů, která může být dále upravena interní směrnicí.


Komplexní servis, jenž zajišťujeme, zahrnuje veškeré služby od sepsání předávacích protokolů (případně i roztřídění písemností a uložení nezařazených dokumentů) přes dopravu, až po skartaci nebo uložení písemností skupiny "A" - archiválií (tj. písemností trvalé hodnoty, které nepodléhají skartačním lhůtám a je nutné je trvale uchovat). Nezávisle na osudu ukládající společnosti, plně zajišťujeme vyhledávání dokumentů a složek, včetně vytváření a zasílání kopií, a umožňujeme přístup oprávněným osobám k písemnostem. Díky přímému propojení se státní správou a oprávnění vystavovat příslušná potvrzení, zajišťujeme veškerou komunikaci s úřady a bývalými zaměstnanci.


Naše služby vyhovují požadavkům jak malých firem, tak i velkých společností.


Spisovna a její zabezpečení


Na základě získaného povolení pro provoz spisovny od MV ČR byla činnost spisovny zahájena na začátku roku 1998. Ideální podmínky pro uložené dokumenty jsou dány nově vybudovanou spisovnou z roku 2002 s velkou úložnou kapacitou, která byla schválena k provozu Státním oblastním archivem a tudíž splňuje veškeré požadavky kladené na bezpečné uložení a ochranu fyzického stavu dokumentů. Vlastníme počítačový program, který nám usnadňuje a maximálně urychluje zařazování, vyhledávání a zároveň i sledování skartačních lhůt. Pro přepravu dokumentů zajistíme vlastní dopravu.


Objekt je vybaven infrazávorami, prostorovými čidly, koncovými čidly a požárními čidly. Ústředna zabezpečení komunikuje s PCO nezávisle na dodávce elektrické energie a nezávisle na telefonním připojení po dobu 14 dnů.

S agenturou zajišťující ostrahu je podepsána smlouva na základě, které se výjezdová skupina dostavuje na místo poplachu do 10 minut. Při zkouškách systému, které se konaly bez vědomí agentury, byl dojezdový čas cca 7 minut.


Všechny písemnosti jsou pojištěny proti odcizení a proti živelným pohromám.


Nabídka


Z tohoto titulu Vám za výhodných cenových podmínek (cena je přímo úměrná množství a skladbě ukládaných dokumentů) nabízíme komplexní zpracování Vašich dokumentů včetně převozu. Vaše dokumenty zatřídíme a uložíme s využitím výpočetní techniky, která umožní snadnou, přesnou a rychlou orientaci v uložených dokumentech, v naší nově vybudované spisovně s velkou úložnou kapacitou. Naše nová spisovna splňuje stavebně-technické a bezpečnostní podmínky. Součástí našich služeb je i skartace uložených dokumentů v zákonných skartačních lhůtách a obstarání povolení skartace státním archivem.




Naše spisovna poskytuje následující služby:



  • nakládku a odvoz dokumentů

  • utřídění a uložení dokumentů typu "S"

  • utřídění a uložení dokumentů typu "A" a jejich předání příslušnému Státnímu oblastnímu archivu

  • vypracování každoročních skartačních návrhů

  • provedení skartace

  • počítačové zpracování uložených dokumentů

  • vyhledávání informací z uložených dokumentů

  • poradenství při zřizování podnikových archivů

  • pomoc obecním úřadům při uspořádání jejich archivu

  • komunikaci s příslušným Státním oblastním archivem




Na základě našich zkušeností navrhujeme následující postup naší spolupráce:


1. osobní schůzka a prohlídka vašich dokumentů určených k uložení

2. sepsání smluv dle vašeho časového harmonogramu

3. odvoz dokumentů do naší spisovny a jejich utřídění

4. předání předávacího protokolu s určením, kde a pod jakým názvem je složka uložena, na jak dlouho, kolik je za složku účtováno, jaký skartační či archivní znak byl pro ni určen

5. předání povolení ke skartaci těch dokumentů, které již ze zákona být uloženy nemusí (dle skartačního rejstříku)

Contact




Česká účetní kancelář, a.s.

Na Příkopě 12
110 00 Praha 1
Tel: +420 224 224 220
 
Fax: + 420 226 225 699
   
E-mail: info@ceskaucetnikancelar.cz
 

Naši partneři

 

 

Napsali o nás

Článek o výhodách externího zpracování účetnictví a mezd zveřejněný na portále idnes pod názvem:

 

"Outsourcing účetních služeb získává na popularitě"

 

Článek o výhodách založení evropské společnosti publikovaný v The Prague Post pod názvem:

 

"Firms seeks EU registration"